직원이 업무상 개인적으로 지출한 비용을 월 단위로 모아 회사에 환급을 요청하는 정산서입니다. 지출 건별로 공급가액과 세액을 구분 기재하고, 증빙 첨부 여부를 체크하는 열을 별도로 두어, 여러 날짜에 걸친 소액 지출을 한 장의 표로 투명하게 정리할 수 있는 것이 특징입니다.

💡 작성 팁

월말 비용 정산서는 지출 건별로 날짜, 계정과목, 사용내역을 빠짐없이 기재하는 것이 가장 중요합니다. 결제 즉시 영수증을 사진으로 찍어두거나 앱에 보관하는 습관을 들이면 월말에 몰아서 정산할 때 누락되는 항목을 줄일 수 있습니다. 계정과목은 회사에서 사용하는 표준 항목(식비, 교통비, 업무추진비 등)에 맞춰 일관되게 분류해야 회계팀이 계정별로 집계하기 편하며, 애매한 지출은 미리 담당자에게 어떤 계정과목으로 처리할지 확인해두는 것이 좋습니다. 증빙이 아직 없는 건은 "미첨부"로 솔직하게 표시하고 사유와 추후 제출 계획을 함께 적어두면, 나중에 증빙 없이 금액만 남아 곤란해지는 상황을 피할 수 있습니다.

❓ 이 서식과 함께 궁금할 만한 것들

Q. 영수증을 못 받은 지출은 어떻게 하나요?

표의 "□ 미첨부(사유 기재)" 항목처럼 사유를 적어두고 일단 정산 목록에 포함시킨 뒤, 추후 증빙이 확보되면 별도로 제출하면 됩니다.

Q. 현금으로 쓴 금액도 정산되나요?

네, 결제수단란에 "현금"으로 표시하고 영수증이나 간이 지출증빙만 있으면 카드 결제와 동일하게 정산 가능합니다.

Q. 공급가액과 세액은 왜 나눠서 적나요?

부가세가 포함된 총액에서 회사가 매입세액으로 공제받을 수 있는 세액을 구분하기 위한 것으로, 직접 계산하지 않아도 회계팀이 활용할 수 있도록 자동 분리해두는 것입니다.

Q. 정산 승인 후 언제 입금되나요?

회사마다 다르지만 통상 팀장 결재 완료 후 익월 급여일이나 정해진 정산일에 일괄 입금되는 경우가 많으니, 사내 정산 주기를 미리 확인해두면 좋습니다.