2. 보고서 작성 시 두 가지 핵심만 기억하기! 🚨

보고서를 작성할 때, 즉 메시지를 보낼 때 두 가지 핵심만 기억해두면 이전보다 훨씬 수월하게 작성할 수 있답니다. 첫 번째는 보고서와 기획서 등과 같은 보고서를 작성할 때 누구에게 보고하는지 생각해 보는 겁니다. 보고서를 보는 사람은 사수, 팀장, 부서장, 거래처, 외부 파트너 대표 등이 될 수 있는데요. 이와 같이 보고서를 누가 보느냐에 따라 그 내용이 달라질 수 있기 때문에 반드시 보고하는 대상을 고려해야 합니다.

예컨대, 보고받는 분이 같은 부서의 사수나 팀장일 경우에 업무와 관련된 용어를 써도 괜찮습니다. 하지만 다른 부서의 팀장이나 외부 파트너를 대상으로 보고서를 작성한다면 업무 관련 용어 대신 쉬운 표현을 써서 읽는 사람으로 하여금 쉽게 이해할 수 있게 보고서를 작성해야 합니다.

두 번째로 보고하는 사람에게 전할 메시지가 무엇인지 생각해 봐야 합니다. 예컨대, 보고서에 A, B, C, D와 같은 사항이 있다는 내용을 담는 경우가 있는데요. 이는 메시지를 전달하는 게 아니라 나열한 것에 불과합니다.

예를 들어, 작년 대비 상반기 매출이 떨어졌고, 매출 상승을 위해 아메리카노 20% 할인쿠폰을 기간 한정으로 제공하는 이벤트를 준비했다고 합시다. 이 상황에서 개발팀에게 메시지를 전달해야 하는 상황이라면 어떻게 해야 할까요?

상반기 매출이 많이 떨어져서 아메리카노 20% 할인쿠폰을 기간 한정으로 제공하는 이벤트로 매출을 방어하려고 합니다. 이때 개발에 필요한 요소가 있는데 OO 일까지 해주실 수 있는지에 대해서 물어볼 수 있죠. 즉, 이것이 개발팀에게 전할 메시지가 됩니다.

따라서 보고서를 작성할 때 고려해야 할 핵심 사항 두 가지는 보고서를 받는 대상과 전할 메시지입니다.

3. 보고서에 들어가야 할 내용 🔎

보고서에 들어가야 할 내용은 보고받는 사람에게 전할 메시지를 담으면 됩니다. 공문서 같은 경우에도 전할 메시지를 담으면 되는데요. 이때 전할 메시지란 보고서 내용의 결과를 말합니다. 

먼저 결과부터 쓰고 나서 그 결과가 나온 이유 또는 배경에 대해서 설명합니다. 이 순서대로 작성만 해도 보고서의 가독성이 매우 높아집니다. 또한, 보고받는 사람 입장에서 가장 궁금해하는 내용이 결과이기 때문입니다. 그런데 보고서에 결과가 나와있지 않거나 결과 내용을 파악하기 어렵다면 보고받은 사람 입장에서 그 보고서를 작성한 사람을 부를 수밖에 없죠. 

보고서를 작성하다 보면 본인이 일한 순서대로 쓰기 마련인데요. 이렇게 작성하다 보면 일한 결과를 마지막에 쓰게 됩니다. 그래서 보고서를 작성할 때 본인이 일한 순서대로 적거나 나열식으로 작성하기보다는 보고받는 사람의 입장을 고려해서 일의 결과부터 쓰고 그 결과가 나온 이유에 대해서 쓰는 연습을 해야 합니다.

4. 보고서 종류 💡

비즈니스에서는 어떤 일을 시작하고 마무리될 때까지 보고서를 주고받으며 일이 진행되는데요. 이때 일의 시작부터 마무리까지 필요한 보고서 종류를 간단하게 알아보겠습니다.

보통 어떤 일을 시작할 때 기획서를 작성하고, 어떤 사업을 진행하기 위해 상대방에게 제안하거나 상대방으로부터 제안받았을 때 제안서를 작성합니다. 그리고 사업이 진행될 때는 상황보고서를 작성해야 하며, 사업이 끝나면 결과보고서, 사업에 관한 회의를 할 때는 자료보고서가 필요합니다. 이 회의가 끝나면 회의결과보고서가 있습니다. 이와 같이 보고서의 종류는 다양합니다.

5. 보고서 작성 시 참고사항 ✅

1) 글자체

휴먼명조체나 신명조를 추천합니다. 휴먼명조체는 디자인 요소가 없는 글자체인데요. 또한, 이 폰트는 다른 폰트에 비해 신뢰감과 안정감을 주기 때문에 특히 공문서를 작성할 때 많이 쓰입니다. 오이체, 딸기체 등과 같은 디자인적인 요소가 많이 들어간 폰트는 공문서에 쓰기에 적합하지 않습니다.

2) 글자 크기

보고받는 상사의 연령대에 따라 글자 크기를 다르게 조정합니다. 예를 들어, 보고받는 상사 분의 연령대가 조금 있다면 15포인트로 변경합니다. 작은 차이지만 읽는 사람의 입장에서는 가독성이 높아지기 때문입니다. 그리고 보고받는 대표나 상사의 연령대가 젊은 경우에는 13포인트로 하거나 그 이하로 해도 됩니다.

3) 중요한 부분

보고서의 중요한 부분은 진하게 볼드 처리하거나 파란색으로 표시합니다. 하지만 중요하지 않은 부분을 과도하게 임팩트를 주기 위해 화려하게 보고서를 꾸미는 것은 자제해야 합니다. 보고서를 받아서 읽는 사람에게 시각적인 피로도를 줄 수 있기 때문입니다. 또한 보고서의 빈약한 내용을 가리기 위한 방편으로 화려하게 보고서를 꾸미는 것도 지양해야 합니다.

6. 이메일 잘 쓰는 방법 💻

이메일은 문서 작성의 연장선이라고 볼 수 있는데요. 업무상 이메일을 주고받을 때 어떻게 작성하는 게 좋을지 먼저 이메일의 성격부터 알아보겠습니다.

이메일은 공적으로 쓴다고 하더라도 문서의 성격과 편지의 성격 둘 다 포함돼 있는데요. 따라서 이 두 가지 요소를 합쳐서 이메일을 작성해야 합니다. 예컨대, 이메일을 편지 형식에 치우쳐서 써도 안 되고 너무 문서 형식으로 써도 안 됩니다.

그렇다고 해서 너무 사무적으로 보내면 이메일을 받는 사람 입장에서 딱딱하게 느껴질 수도 있는데요. 그래서 정서적인 유대감을 형성하는 게 중요합니다. 예컨대, 초면인 경우에는 이메일 서두에 날씨나 계절 이야기로 시작해서 유대감을 형성한 다음, 용건을 이야기하는 식으로 이메일을 작성하면 됩니다. 초면이 아닌 친한 사이일 경우에는 안부를 물어보며 이메일 서두를 시작하면 됩니다.

✔️ 초면인 경우 이메일 서두 예시

①  무더운 날씨에 고생이 많으십니다.

② 아침 저녁으로 쌀쌀한 날씨에 감기 조심하세요.

③ 일교차가 심한 탓에 특별히 건강 유의하시길 바랍니다.