직장인 1,212명 대상으로 조사한 결과 보고서 작성에 ‘하루 평균 5시간’을 소비한다고 합니다. 보고를 받는 사람은 대체적으로 여러 일을 총괄하는 자리로 바쁘기 때문에 보고서는 간결하면서도 이해하기 쉽게 작성되어야 합니다. 

오늘은 상사의 말 한마디로 알아보는 보고서의 문제점과 보고서 시작이 난감하다면 기억해야할 8가지에 대해 알려드리겠습니다.

상사가 이렇게 말을 할 때, 무엇이 잘못되었는 지 알 수 있다!

1. “OO씨, 이걸 지금 글이라고 썼어?’

- 글의 질적 수준을 지적하는 말입니다. 이럴 때에는 글의 조사 등 어법이 맞는 지를 확인하고 보고하고자 하는 내용을 다시 살펴봐야합니다.

2. “도대체 무슨 말을 하고싶은 거야?”

- 글의 명확성을 지적하는 말입니다. 보고에서 가장 중요한 것은 목적입니다. 어떠한 목적으로 일을 진행시켰고 진행 된 결과가 어떻게 되었는지 상사에게 전달하게 되는데, 저 대답을 들었다는 것은 요지에서 벗어나게 이야기를 했거나, 이해하지 못하게 의사를 전달했을 테니 보고하기 전 미리 할 말을 정리해야 합니다.

3. ”그래서? 결론이 뭔데?”

- 글의 순서를 지적하는 말입니다. 글은 대체적으로 두괄식 양괄식 미괄식으로 구성됩니다. 두괄식은 주제문을 풀고 그것을 뒷받침하는 문장들로 이뤄집니다. 양괄식은 주제문, 그를 뒷받침하는 문장들 그리고 다시 주제를 한번 더 짚어줍니다. 미괄식은 뒷받침할 문장들을 먼저 나열한 후 주제문을 마지막에 장식함으로 최종 결론을 짚어줍니다. 보고서는 두괄식으로 작성해야 합니다. 보고하고자 하는 것을 먼저 이야기해주고, 무엇을 보고하려고 하는 지 알려주어야 합니다. 만약 양이 많을 시엔 양괄식으로 작성해 마지막에 다시 주제를 요약해줍니다.

4. ”음, 문제가 뭔데?” 

- 글의 주제를 지적하는 말입니다. 위에 언급했듯 보고서는 주제를 가장 앞머리에 두는 두괄식으로 작성해야 합니다. 보고를 받는 입장에서는 결론만 받고, 특이사항이 없을 경우 과정은 첨부파일로 추후 확인하면 되기 때문입니다.

5. ”한마디로 정리해봐"

- 글의 간결성과 관련된 문제점을 지적하는 말입니다. 길면 핵심이 흐려집니다. 보고서는 간결하게 작성이 되어야 하고, 그 누가 봐도 무엇에 대한 보고인지 알 수 있어야합니다. 

보고서 작성 시작을 못하겠다면 이것만 기억하자!

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Why, Who, What, When, Where, How, How many, How much

Why? 왜 이 글을 써야 하는가?

- 글을 써야하는 이유를 생각해야합니다. 단순히 보고서를 쓰라고 지시가 내려졌기 때문이 아니라 업무를 진행을 한 담당자로서 누구보다 상황을 잘 알기 때문이라는 것을 인지하고 글을 써야합니다. 의도, 이유, 배경이 들어갑니다.

Who? 누구를 위해서 쓰는가?

- 보고서란 상급자에게 업무의 현황을 보고하기 위해 작성하는 문서입니다. 누가 실시하는가, 누가 결재하는가, 누구를 위해서 쓰는가를 묻는 것으로, 실행자와 관련자 모두에게 적용됩니다. 상급자를 무시해서가 아니라 일반 수준의 교육을 받은 사람이 전문가 수준으로 분석하고 연구해 일반인이 보더라도 이해할 수 있도록 쉽게 써야합니다.

What? 무엇을 위해 쓰는가?

- 무엇을 위해 쓰는가, 무엇을 하려 하는가 입니다. 즉, 보고의 주제, 내용과 관련됩니다. 보고의 주제가 무엇인지 정확하게 파악하고 정보를 찾으면 시간을 아낄 수 있습니다.

When? 언제까지 쓸 것인가?

- 구체적인 실행계획과 관련되어 있습니다. 실행 계획을 구상을 했다면 마무리 단계까지 함께 세워져 있으리라 생각되고 미루기 보다는 계획했던 일정 내에 구상안이나 결과를 정리해 보고하는 것이 좋습니다.

Where? 자료와 정보를 어디서 얻을 것인가?

- 보고서의 자료는 이미 일을 진행하면서 수집했던 자료들이 있고, 진행 후 잘잘못을 따져 보충할 자료를 첨부해야 합니다. 단순 인터넷 검색을 하기보다는 내부에서 진행되었던 업무를 본보기를 삼아 예시를 들거나, 경쟁 업체나 유사사례를 얻는 것이 보고를 뒷받침하는데 도움이 됩니다.

How? 어떤 방법을 제시할 것인가?

- 어떤 방법을 제시할 것인지, 어떻게 이 기획을 추진하려 하는지 방법, 절차, 도구 등을 점검해야 합니다. 어떻게 자료를 검색하고 선별하여 어떤 방식으로 전달할 것인지에 대해 고민해야 합니다.

How many? 어떤 수량을 제시할 것 인가?

- 건수와 수량에 대해 정확한 수치를 기입한다면 금액과 시간을 절약할 수 있는 좋은 방법입니다. 

How much? 어떤 비용을 제시할 것인가?

- 비용이 얼마나 들고 얼마나 벌 수 있는지에 관한 것입니다. 이를테면, 인건비는 얼마이며, 조사비는 어느 정도 들지, 인쇄비를 비롯한 기타 비용은 얼마나 들지 등을 파악하는 것이다.

보고서를 처음 써 본다면 당황하지말고, 대처해보세요.

참고) 퇴근을 부르는 완벽한 보고서 작성법 - 보고서 마스터